SWOT analysis

SWOT analysis
Content of the lecture
• Internal and external factors
• Major benefits of SWOT analyses
• Types of resources
• Creating a SWOT analysis using post harvest losses as a case study



Learning objectives
• After this lecture participants will be able to identify internal and external factors that affect strengths, weaknesses, opportunities and threats to activities or operations
SWOT
• A widely used framework for organizing and using data and information gained from situation analysis

• Encompasses both internal and external environments

• One of the most effective tools in the analysis of environmental data and information
SWOT description
• A SWOT analysis generates information that is helpful in matching an organization’s or a group’s goals, programs, and capacities to the social environment in which they operate

• It is an instrument within strategic planning

• When combined with a dialogue, it is a participatory process
SWOT
• Factors affecting an organization can usually be classified as: 


• Internal factors
– Strengths (S) 
– Weaknesses (W)

• External factors
– Opportunities (O)  
– Threats (T)
SWOT: internal factors
• Strengths
– Positive tangible and intangible attributes, internal to an organization. They are within the organization’s control 

• Weaknesses
– Factors that are within an organization’s control that detract from its ability to attain the core goal. In which areas might the organization improve? 
SWOT: external factors
• Opportunities
– External attractive factors that represent the reason for an organization to exist and develop. What opportunities exist in the environment which will propel the organization?
– Identify them by their “time frames”

• Threats
– External factors, beyond an organization’s control, which could place the organization’s mission or operation at risk. The organization may benefit by having contingency plans to address them should they occur
– Classify them by their “seriousness” and “probability of occurrence”
For the external factors
Create a plan of action
• What steps can you take to:
– Capitalize on your strengths
– Overcome or minimize your weaknesses
– Take advantage of some new opportunities
– Respond to the threats

• Set goals and objectives, like with any other plan
Major benefits of SWOT analyses
• Simplicity
• Flexibility
• Integration and synthesis
• Collaboration 
• Lower costs
For a productive SWOT analysis
• Stay focused. Be specific and avoid grey areas. Keep your swot short and simple. Avoid complexity and over analysis
• Collaborate with other functional areas
• Examine issues from the customers’/ stakeholders’ perspective
• Look for causes, not characteristics
• Separate internal issues from external issues 
Stay focused
• It can be a mistake to complete just one generic SWOT analysis for the entire organization

• When we say SWOT analysis, we mean SWOT analyses
Collaborate with 
other functional areas
• Information generated from the SWOT analysis can be shared across functional areas

• SWOT analysis can generate communication between managers that ordinarily would not communicate
– Creates and environment for creativity and innovation
Examine issues from
stakeholders’ perspectives
• To do this, the analyst should ask:
– What do stakeholders (and non-stakeholders) believe about us as an organization?
– What do stakeholders (and non-stakeholders) think of our product quality, service quality, customer service, price, overall value, convenience, and promotional messages in comparison to our competitors?
– What is the relative importance of these issues as stakeholders see them?

• Taking the stakeholders’ perspective is the cornerstone of a well done SWOT analysis
Look for causes not characteristics
• Causes for each issue in a SWOT analysis can often be found in the organization’s and competitors’ resources

• Major types of resources:
– Financial
– Organizational
– Intellectual
– Informational
– Legal
– Relational
– Human
– Reputation
Separate internal 
and external issues
• Failure to understand the difference between internal and external issues is one of the major reasons for a poorly conducted SWOT analysis
– Know yourself
– Know your customer/stakeholder
– Know your competitors
– Know your environment
The elements of a SWOT analysis
• Strengths and weaknesses
– Scale and cost economies
– Size and financial resources
– Intellectual, legal, and value of reputation

• Opportunities and threats
– Trends in the competitive environment
– Trends in the technological environment
– Trends in the socio-cultural environment
SWOT-driven planning
• The assessment of strengths and weaknesses should look beyond products, services and resources to examine processes that meet customers’ or stakeholders’ needs 
• Achieving goals and objectives depends on transforming strengths into capabilities by matching them with opportunities
• Weaknesses can be converted into strengths with strategic investment.  Threats can be converted into opportunities with the right resources
• Weaknesses that cannot be converted become limitations which must be minimized if obvious or meaningful to customers or stakeholders
The SWOT matrix
Caution
• SWOT analysis can be very subjective. Do not rely too much on it. Two people rarely come up with the same final version of a SWOT 

• Use it as a guide and not as a prescription
Example - post harvest losses 
• Strengths
- Sri Lanka possesses strong institutional capacity that can contribute to changes in the current situation   
- There is increasing governmental interest in the fisheries sector
- Many fishermen co-operatives are well organized and capable to support developments to reduce PHL
Example - post harvest losses 
• Weaknesses (1)
– Little political pressure from fishermen and boat owners
– Lack of infrastructure
– Inferior design of multi-day boats and fishery harbours
– Lack of awareness
– Acceptance of low quality fish and low purchasing power of consumers in the domestic market

Example - Post Harvest Losses
• Weaknesses (2)
– Rapid policy changes due to frequent changes in politically elected authorities within the governmental sector
– Limited knowledge of financial accounting among fishermen
– Tropical weather conditions
– High volume harvests of cultivated fish when seasonal tanks are being emptied
– Excess governmental subsidies to increase fishermen recruitment without them having proper training or fishing equipment
Example - post harvest losses 
• Opportunities
- Possibilities to increase nutritional and economical value of fish products 
- Possibilities for fishermen- and vessel owners to increase their revenue and income by reducing PHL
- Possibilities to increase export volume and value of fish products by reducing PHL
- Possibilities to strengthen financial resources of costal fisheries communities 
- Vessel owners have recently formed an association at the national level that is likely to support developments to reduce PHL
Example - post harvest losses 
Threats
 PHL reduce the chances of fishermen and vessel owners to maintain profitable and sustainable livelihood
 PHL reduces the nutritional value of fish products
 Insufficient availability of clean water, improper sewage management, poor hygiene practices on boats and lack of facilities at landing sites and in harbours increases the likelihood of PHL